در صورتی که از برنامه گوگل شیت برای ایجاد صفحات گسترده (spreadsheets) استفاده می‌کنید، می‌توانید با کمک امکان به‌اشتراک‌گذاری، فایل‌های خود را به دست دیگران برسانید. فرمت پی‌دی‌اف روشی خوب برای به‌اشتراک‌گذاری فایل‌های شماست که اغلب دستگاه‌ها با هر اندازه نمایشگر قادر به اجرای آن‌ها می‌باشند.
با استفاده از قابلیت‌های درونی برنامه گوگل شیت می‌توانید صفحات گسترده را به فایل پی‌دی‌اف تبدیل کرده و آن‌ها را به اشتراک بگذارید. البته برای انجام صحیح این کار روش‌های دیگری نیز وجود دارد که قصد داریم در این مقاله به شرح آن‌ها بپردازیم.
۱. گوگل شیت را در قالب فایل پی‌دی‌اف دانلود نمایید
یک روش آسان برای تبدیل صفحه‌گسترده به پی‌دی‌اف، دانلود فایل آن در این فرمت است. برنامه گوگل شیت این امکان را به کاربر می‌دهد که فایل‌های خود را با فرمت‌های گوناگون از جمله پی‌دی‌اف دانلود نمایند. برای انجام این کار مراحل زیر را طی کنید:
۱. فایل گوگل شیت خود را باز کنید.
۲. سپس روی گزینه File در گوشه سمت چپ بالا بزنید و Download > PDF (.pdf) را انتخاب نمایید.
۳. در پنجره پیش‌نمایش می‌توانید تنظیمات فایل خروجی را (صفحه فعلی، ورک‌بوک یا خانه‌های انتخاب‌شده) مشخص کنید.
۴. از قسمت Formatting نمایش یا عدم نمایش خطوط کادربندی و یادداشت‌ها را تعیین کنید. به علاوه می‌توانید شماره‌بندی صفحات، نمایش عنوان، نام صفحه و زمان آن را تغییر دهید.
۵. اگر قصد دارید از یک ورک‌بوک یا خانه‌های خاص خروجی بگیرید، لازم است پیش از انتخاب گزینه دانلود آن‌ها را مشخصاً انتخاب نمایید.
۶. پس از اتمام، روی گزینه Export بزنید تا فایل پی‌دی‌اف صفحه‌گسترده شما دانلود و ذخیره شود.
۲. تبدیل صفحه‌گسترده به پی‌دی‌اف با استفاده از امکان الصاق ایمیل
در صورتی که قصد دارید صفحه‌گسترده خود را ایمیل کنید، می‌توانید مستقیماً از رابط کاربری گوگل شیت این کار را انجام دهید. گزینه Email as an attachment امکان ارسال مستقیم فایل صفحه‌گسترده در فرمت پی‌دی‌اف را به کاربر می‌دهد.
برای انجام این‌کار تنها نیاز به یک حساب کاربری گوگل خواهید داشت. ابتدا در مرورگر وارد اکانت Gmail خود شوید و سپس با انجام مراحل زیر فایل گوگل شیت را با استفاده از ایمیل در فرمت پی‌دی‌اف به مخاطب خود ارسال نمایید.
۱. فایل گوگل شیت مورد نظر خود را باز کنید.
۲. سپس روی File بزنید و Email > Email this file را انتخاب کنید.
۳. در کادر Email this file گزینه Send yourself a copy را انتخاب کنید تا رونوشتی از ایمیل و فایل الصاقی آن برای خودتان نیز ارسال شود.
۴. سپس آدرس ایمیل گیرنده فایل را وارد نمایید. در صورتی که مایلید فایل برای خودتان ارسال شوید، آدرس ایمیل خود را وارد کنید. کادر موضوع و مابقی را پر کنید.
۵. از قسمت File type گزینه PDF را انتخاب نمایید.
۶. روی Send بزنید. گوگل فایل صفحه‌گسترده را به پی‌دی‌اف تبدیل می‌کند و آن را برای گیرنده و شما می‌فرستد.
۳. فایل گوگل شیت را در قالب پی‌دی‌اف چاپ کنید
کلیدهای میانبر Ctrl + P در ویندوز و Command + P در مک برای چاپ فایل‌های گوگل شیت نیز کاربرد دارد. با استفاده از قابلیت چاپ می‌توانید فایل صفحه‌گسترده خود را در فرمت پی‌دی‌اف ذخیره کنید.
۱. فایل صفحه‌گسترده مورد نظر خود را باز کنید.
۲. سپس یکی از کلیدهای میانبر بالا را بسته به سیستم‌عامل خود بفشارید تا منوی Print باز شود. گزینه‌های فرمت فایل و چاپ در اینجا مشابه با گزینه‌های خروجی فایل است. پس از اعمال تغییرات لازم روی Next کلیک کنید.
۳. در کادر Print، از بخش Printer گزینه PDF را انتخاب نمایید.
۴. سپس صفحاتی که قصد دانلود آن‌ها را دارید انتخاب نمایید. گزینه All را انتخاب کرده یا صفحات خاصی را مشخص کنید. با کلیک بر روی More settings می‌توانید تنظیمات صفحه را از نظر تعداد در هر شیت، حاشیه صفحات و طرح پس‌زمینه تغییر دهید.
۵. برای ادامه روی Save کلیک کنید.
۶. نام فایل پی‌دی‌اف را به دلخواه وارد نمایید و محل ذخیره آن را مشخص کنید و سپس روی Save کلیک کنید تا فایل در محل انتخابی شما ذخیره شود.
۴. جاسازی کردن در وبسایت در قالب فایل پی‌دی‌اف
گوگل شیت امکان به‌اشتراک‌گذاری صفحات‌گسترده در وبسایت شما را نیز فراهم کرده است. از این طریق می‌توانید به آسانی و بدون نیز به بارگذاری فایل در سرور آن را در وبسایت خود جاسازی کنید. کد ایجاد شده با نمایش یک آی‌فریم فایل پی‌دی‌اف را در دسترس مخاطبان سایت قرار می‌دهد.
۱. فایل گوگل شیت مورد نظر خود را باز کنید.
۲. با کلیک بر روی File وارد منو شوید.
۳. به قسمت Share بروید و روی Publish to web کلیک کنید.
۴. در سربرگ Link روی Entire Document بزنید و محتوایی که قصد نمایش آن را دارید انتخاب نمایید.
۵. سپس در ستون Embed روی Web page بزنید و PDF document (.pdf) را انتخاب کنید.
۶. برای اتمام روی Publish بزنید و با مشاهده کادر docs.google.com روی OK کلیک کنید.
۷. پس از انتشار، گوگل شیت یک لینک قابل به‌اشتراک‌گذاری و کد جاسازی را ایجاد خواهد کرد که می‌توانید با قرار دادن آن در وبسایت خود، فایل صفحه‌گسترده را در قالب پی‌دی‌اف در دسترس دیگران قرار دهید.
۸. برای گرفتن کد، سربرگ Embed را باز کنید و کد آی‌فریم را کپی کنید. کد را در ادیتور HTML وارد نموده تا صفحه‌گسترده در فرمت پی‌دی‌اف در سایت شما نمایش داده شود. هر تغییر ایجاد‌شده بر فایل به‌طور خودکار اعمال می‌شود و در سایت شما قابل مشاهده خواهد بود.
برای توقف به‌اشتراک‌گذاری در سایت، فایل صفحه‌گسترده را باز کنید، روی File و سپس روی Share کلیک کنید. سپس سربرگ Link را باز کنید و به Published content and settings بروید. در این قسمت روی Stop publishing کلیک کنید تا محتوای صفحه‌گسترده دیگر در وبسایت یا هر محل دیگری که از کد آی‌فریم استفاده کرده‌اید نمایش داده نشود.
تبدیل صفحه‌گسترده به پی‌دی‌اف با استفاده از ابزارهای آنلاین
این امکان نیز وجود دارد که از ابزارهای آنلاین برای تبدیل فایل‌های صفحه گسترده Excel و OpenDocs به پی‌دی‌اف کمک بگیرید. این روش خصوصاً در صورتی که فایل صفحه‌گسترده را در درایو خود ذخیره داشته باشید سودمند است. در ادامه به معرفی برخی از محبوب‌ترین ابزارهای آنلاین تبدیل صفحه‌گسترده به پی‌دی‌اف می‌پردازیم.
این وبسایت دارای نمایه تبدیل اکسل به پی‌دی‌اف است و امکان تبدیل فایل‌های صفحه‌گسترده در فرمت‌های گوناگون را به کاربر می‌دهد. این سایت از هر دو فرمت‌های OpenDocs و Excel پشتیبانی می‌کند و کار تبدیل این فایل‌ها را با سرعت انجام می‌دهد. پس از تبدیل فایل می‌توانید پی‌دی‌اف آن را در درایو خود ذخیره کنید یا از طریق رابط کاربری آن به ویرایش یا قسمت‌بندی پی‌دی‌اف‌ها بپردازید.
این هم یکی دیگر از ابزارهای آنلاین تبدیل اکسل به پی‌دی‌اف است که برخلاف iLovePDF تنها از فرمت‌های اکسل (.XSL یا .XLSX) پشتیبانی می‌کند. برای تبدیل صفحه‌گسترده خود آن را در سایت بارگذاری کنید تا کار تبدیل به‌طور خودکار انجام شود. پس از اتمام می‌توانید فایل پی‌دی‌اف را دانلود نمایید.
بهترین روش‌ها برای تبدیل فایل‌های گوگل شیت به پی‌دی‌اف
گوگل شیت به چند طریق تبدیل فایل‌های صفحه‌گسترده به پی‌دی‌اف و دیگر فرمت‌های متداول را ممکن می‌سازد. در این نرم‌افزار می‌توانید فایل خود را تبدیل کرده و پی‌دی‌اف آن را در درایو خود ذخیره نمایید، آن را ایمیل کنید یا بدون استفاده از یک ابزار طرف ثالث در وبسایت خود نشر دهید.
همچنین در صورتی که فایل‌های گوگل شیت خود را پیشاپیش در فرمت Excel یا OpenDocs دانلود کرده‌اید، می‌توانید با کمک ابزارهای آنلاین طرف ثالث آن‌ها را به پی‌دی‌اف تبدیل کنید.
