نوشتن ایمیل های دشوار اجتناب ناپذیر است، صرف نظر از اینکه در چه حرفه ای هستید. چه نیاز باشد که به عهده گرفتن پروژه های اضافی نه بگویید یا برای مرخصی درخواست کنید، نوشتن ایمیل می تواند باعث ایجاد اضطراب شود. مهم نیست، شجاعت پیدا کنید و دکمه ارسال را بزنید.
ممکن است شنیده باشید که ChatGPT می تواند به مردم در نوشتن نامه های پوششی و رزومه کمک کند، و شما تعجب می کنید که آیا می تواند به شما در نوشتن ایمیل های دشوار نیز کمک کند. اگر اطلاعات کافی را به هوش مصنوعی ارائه دهید، می توانید محتوایی را برای استفاده به عنوان پایه ایمیل خود دریافت کنید. ChatGPT می تواند به شما کمک کند بدون درگیر شدن احساسات روی پیام تمرکز کنید.
مرحله ۱: ایجاد یک حساب کاربری با ChatGPT
روند ایجاد حساب کاربری با ChatGPT. به وب سایت https://chat.openai.com/ بروید، جایی که یک پیام برای ورود یا ثبت نام مشاهده خواهید کرد. می توانید با ایمیل یا حساب Google خود حساب کاربری ایجاد کنید.
اطمینان حاصل کنید که موبایل شما در نزدیکی است زیرا کد شش رقمی برای تأیید حساب خود دریافت خواهید کرد. پس از تأیید حساب کاربری خود، آماده شروع کار هستید.
می توانید بین استفاده از GPT-3.5 رایگان یا ارتقاء به GPT-4 انتخاب کنید که شما را به ۲۵ پیام در هر سه ساعت محدود می کند. GPT-4 پاسخ ها را سریعتر ارائه می دهد و به ویژگی های بتا مانند مترجم کد، افزونه ها و وبگردی دسترسی می دهد.
مرحله ۲: دستورالعمل های سفارشی را به ChatGPT ارائه دهید
قبل از اینکه از ChatGPT بخواهید برای شما محتوا ایجاد کند، باید دستورالعمل های سفارشی را به پلتفرم ارائه دهید. دو سوال برای شما وجود دارد که باید به آنها پاسخ دهید تا AI پاسخ های مورد نظر شما را ارائه دهد.
سوال اول این است: می خواهید ChatGPT چه در مورد شما بداند تا پاسخ های بهتری ارائه دهد؟ در اینجا می توانید اهداف، علایق، سرگرمی ها، کارهایی که برای کار انجام می دهید و مکان خود را توصیف کنید.
سوال دوم این است که چگونه می خواهید ChatGPT پاسخ دهد؟ می توانید به هوش مصنوعی بگویید که آیا پاسخ های رسمی یا غیررسمی می خواهید، محتوای مورد نظر چه اندازه باشد و آیا می خواهید هوش مصنوعی نظر دهد یا بی طرف بماند.
مرحله ۳: از ChatGPT بخواهید ایمیلی را که می خواهید بنویسید
هنگامی که مقداری اطلاعات در مورد خود، جایی که کار می کنید و لحن و طول پاسخ های خود را به ChatGPT دادید، می توانید از ChatGPT بخواهید متن ایمیل را برای شما بسازد. به یاد داشته باشید، اگر نسخه اول ارائه شده را دوست ندارید، همیشه می توانید به ChatGPT بگویید که پاسخ را دوباره تولید کند.
ایمیل استعفا
چه از فصل بعدی در زندگی حرفه ای خود هیجان زده باشید و چه به دلیل خستگی از شرایط فعلی خود کارتان را ترک می‌کنید، نوشتن ایمیل استعفا می‌تواند دشوار باشد. شما نمی خواهید هیچ پلی را پشت سرتان خراب کنید، بنابراین می خواهید کار خود را به شکلی مثبت ترک کنید.
به یاد داشته باشید که ممکن است در آینده به توصیه مثبت افراد نیاز داشته باشید و باید هنگام ارائه نام افرادی که با آنها کار کرده اید، از این بابت مطمئن باشید. از بیان نظرات خود در مورد مدیریت و سیاست های تعطیلات یا شکایت در مورد همکاران خود خودداری کنید. متن ایمیل برای اطلاع دادن به کارفرمای شما است.
ایمیل اطلاع رسانی برای عدم ارائه کار در مهلت تعیین شده
اجازه ندهید خجالت مانع از اطلاع دادن به مدیریت و تیم شما شود که در برآوردن مهلت ارائه کار با مشکل مواجه هستید. اگر آنها از چالش‌هایی که با آنها روبرو هستید آگاه شوند، ممکن است بتوانند برای کمک به شما در برآوردن مهلت، تغییراتی انجام دهند.
صبر نکردن تا آخرین لحظه برای اطلاع دادن به مدیریت و تیم خود که به مهلت انجام کار نخواهید رسید، می تواند به حفظ روابط و ایجاد اعتماد کمک کند.
ایمیل درخواست مرخصی اضطراری
مرخصی های اضطراری می توانند استرس زا باشند. آخرین چیزی که باید نگران آن باشید، نوشتن نامه ای برای درخواست مرخصی در مدت زمان کوتاه است، به خصوص اگر کارها در محل کار درهم و برهم هستند. صرف نظر از اینکه آیا با مدیر خود صحبت کرده اید یا خیر، ممکن است نیاز به ارسال چیزی به صورت کتبی داشته باشید. هنگام بحث در مورد بازگشت، می خواهید واقع بین باشید و انتظارات منطقی را برای کارفرمای و تیم خود تعیین کنید. از آنجایی که هیچ کس برای مرخصی اضطراری برنامه ریزی نمی کند، این معمولاً یک درخواست لحظه آخری است، بنابراین ممکن است بخواهید به همه اطلاع دهید که در صورت خروج از شهر چگونه می توانند با شما تماس بگیرند. می توانید به مدیر و تیم خود اطمینان دهید که برای اینکه در حین دور بودن از همه چیز در جریان باشید، به طور مرتب ایمیل ها و پیام های صوتی را بررسی خواهید کرد.
ایمیل برای گفتن “نه” به یک پروژه
بهتر است برای نه گفتن به پروژه های درخواستی یک پاسخ دیپلماتیک داشته باشید. صبر بیش از حد برای ارسال ایمیل رد کردن یک پروژه ممکن است شما را به دام بیاندازد و در آن دلایلی برای بله گفتن پیدا کنید، حتی زمانی که غریزه‌تان به شما می گوید که ایده خوبی نیست زیرا کار زیادی برای انجام دادن دارید. در این حالت بهتر است به گیرنده ایمیل بگویید که در حالی که دوست دارید کمک کنید، اما زمان مناسبی برای شما نیست. قبل از ارسال ایمیل، اطمینان حاصل کنید که پاسخ شما با سیاست سازمان مطابقت دارد و برای گیرنده مناسب است.
ایمیل برای کسب وضوح در مورد اولویت های سازمانی
گاهی اوقات ممکن است با مسئولیت های خود تحت فشار قرار بگیرید و مطمئن نباشید که از کجا شروع کنید. به جای اینکه سعی کنید به طور مستقل آن را بفهمید، بهتر است از مدیر یا سرپرست خود بپرسید که می خواهند چه چیزی را در اولویت قرار دهید. درخواست کمک از مدیریت می تواند ترسناک باشد زیرا ما نمی خواهیم ناتوانایی خود در انجام کار را نشان دهیم. اما به جای اینکه طبق فرضیات خود راه را اشتباه برویم، بهتر است از رهبر تیم بپرسیم که چه چیزی را باید در اولویت قرار دهیم.
مرحله ۴: بررسی و ویرایش ایمیل هایی که ChatGPT ایجاد می کند
پس از اینکه ChatGPT با استفاده از دستورالعمل شما ایمیلی ایجاد کرد، باید آن را بررسی کرده و ویرایش های لازم را انجام دهید. ممکن است برخی از مواردی که در پیش نویس ذکر شده برای شما اعمال نشوند و هوش مصنوعی ممکن است اطلاعات مهمی را که می خواهید در آن بگنجانید از دست بدهد.
مرحله ۵: ارسال ایمیل
این احتمالاً چالش برانگیزترین بخش نوشتن یک ایمیل دشوار است. دست از نگرانی در مورد واکنش به ایمیل بردارید و آن را ارسال کنید! قبل از اینکه ارسال را بزنید، ممکن است بخواهید اشتباهاتی را که باعث می شود ایمیل تجاری غیرحرفه ای به نظر برسد یاد بگیرید.
ایمیل های دشوار باید در نهایت ارسال شوند
ارسال ایمیل با ماهیت منفی می تواند چالش برانگیز باشد، اما باید انجام شود. اجتناب از موضوعات پیچیده می تواند مشکلات بیشتری نسبت به پرداختن به آنها ایجاد کند. حتی اگر نوشتن یک ایمیل دشوار ممکن است باعث ایجاد اضطراب شود، پس از ارسال احساس بهتری خواهید داشت. ممکن است مدیر یا سرپرست شما از پیام راضی نباشد، اما آنها از اینکه به آنها اطلاع داده اید، قدردانی خواهند کرد. ممکن است برخورد با تعارض های کار مورد علاقه شما نباشد، اما مدیریت مؤثر آن مهم است. مدیریت تعارض مهارتی ضروری است که باید از نظر حرفه ای و شخصی یاد بگیرید.
